Banner Top
Log In
Звёзд: 1Звёзд: 2Звёзд: 3Звёзд: 4Звёзд: 5 (Пока оценок нет)
229 views

Вивчення діяльності підприємства. З чого почати?

У цій статті мова піде про те, як налаштувати боку на конструктивний погляд на майбутні роботи по вивченню діяльності підприємства.

Варто зазначити, що такі роботи можуть виконуватися як підприємством самостійно (наприклад, взяли в штат фахівця), або із залученням зовнішнього підрядника. В принципі, підхід при цьому особливо не змінюється. Я буду виходити з припущення, що роботу виконує підрядник. Це більш результативний підхід (чому — це питання є поза гранями даної статті і ховається в характері взаємин). фахівців, яким доводиться виконувати таку роботу називають по-різному: консультантом, аналітиком, бізнес-аналітиком, фахівцем з опису бізнес-процесів, фахівцем з якості …. Ми будемо називати його аналітиком.

Визначимося з цілями: нам потрібно зібрати максимально достовірну і повну картину діяльності підприємства, починаючи від дій персоналу, до аналізу системи документообігу та ефективності автоматизації на підприємстві. Керівництво очікує від нас оптимізації бізнес-процесів. Якщо говорити саме про цілі, можуть бути задані конкретні кількісні показники поліпшення окремих процесів.

Очевидно, що цієї мети за раз не досягти, потрібно виконати ряд робіт по збору та аналізу інформації. Щоб ці роботи виконувалися у відповідних для цього умовах, треба їх організувати з самого початку. Про це і піде мова в сьогоднішньому випуску.

Інтуїтивно тут все зрозуміло, необхідно зустрітися з відповідальними особами, запитати що так як працює, записати, потім обдумати і зробити висновки. Та все так. Але саме на даному етапі закладається фундамент того, що повинно нас привести до задоволення результатом. Помилки на початку ведуть до розкиду ймовірності успіху в дуже широких межах. Може повезти, і випадок випаде на вашу користь, а може й ні. Причому варіантів, які будуть відрізнятися від бажаних набагато більше, тому лотерея стає досить ризикованою. Про що думає аналітик, коли відправляється на першу зустріч з представниками досліджуваного підприємства? Про різне думає, але в основному про одне й те ж:

  • Готуватися до зустрічі чи ні?
  • Як її побудувати?
  • Що очікують учасники від першої зустрічі?
  • Які питання будуть задавати?
  • Чого він сам хоче домогтися від цієї першої зустрічі?

Досвідчений аналітик думає про ці питання вже на підсвідомості. Йому простіше, за плечима багато проектів, вироблені підходи. Але і він кожен раз стикається з новими ситуаціями, часом досить несподіваними. Так виробляється досвід. Початківцю аналітику набагато складніше. Він ще не завжди впевнений, як побудувати взаємини, як представити себе, як налагодити весь процес, щоб співробітники ставилися до нього з належною увагою, адже як не крути, а 80% реальної інформації доведеться добувати у звичайних пересічних фахівців. Адже це міф, що керівники все знають про те, як працюють їхні підлеглі. А іноді і вважають за краще не говорити, якщо розуміють, що праця їх підлеглих організований не найкращим чином. Давайте розберемо ці питання по-порядку.

Готуватися до зустрічі чи ні? Ну а чого до неї готуватися, адже вона перша, там і розберемося. Звичайно, це не порада, це жарт. Готуватися потрібно обов’язково. Якщо була хоч якась входить інформація, її потрібно вивчити. Причому, з різних причин. По-перше, це може стати в нагоді навіть на першій зустрічі (хоча від неї потрібно очікувати тільки організаційних результатів, але про це трохи пізніше). По-друге, якщо хтось відчує, що Ви не ознайомилися з тими матеріалами, які Вам надали (неважливо, з яких причин), у нього може закрастися думка, Ви ставитеся до них безвідповідально або неуважно. А осад, отриманий при першому контакті … самі знаєте. Так що готуватися обов’язково. Ритуал з цього теж робити не варто. По суті, треба зробити 2 речі: ознайомитися з тим, що є зараз, подивитися в інтернеті, ознайомитися з сайтом. Потім потрібно просто налаштуватися. Причому останнє дуже важливо. Налаштуйтеся провести зустріч так, як потрібно Вам, інакше є ризик скотитися в обговорення таких подробиць, які потрібно з’ясовувати вже в робочому режимі, а організаційна мета зустрічі досягнута не буде.

Як побудувати першу зустріч? Тут зустрічається безліч варіантів. Хтось вважає за краще просто слухати, що говорять ключові представники. Хтось задає набір стандартних запитань. Хтось покладається на випадок, тобто як вийде. Дивно, але всі три варіанти працюють і часто складається таке відчуття, що все пройшло добре. Правда, її учасники не завжди вголос заявляють, чи виправдалися їх очікування, вірніше розповідають, але коли Ви вже їх не чуєте. А потім, коли починаєш аналізувати, ще й з’ясовується, що ряд питань залишилися не заданими, імен деяких учасників вже не пам’ятаєш, навіщо вони там були погано уявляєш, і приходиш до висновку, що в наступний раз до цих питань треба повернутися. Звичайно, нічого смертельного в цьому немає, але за цим ховається ефективність і якість. Щоб зробити таку зустріч продуктивної, треба слідувати деяким простим правилам. Для початку треба з усіма познайомитися і з’ясувати, за які ділянки відповідають присутні, а також всі необхідні співробітники присутні (може так виявитися, що ключового керівника просто сьогодні немає, а Вам про це і не скажуть). Ще краще обмінятися з усіма візитками.

В обов’язковому порядку потрібно вести запис ключової інформації. По-перше, вона Вам буде потрібна, по-друге, коли Вам люди щось розповідають і спостерігають, що Ви нічого не пишіть, у них починають виникати підозри в дилетантстві, що абсолютно справедливо. Як мінімум, треба записувати в щоденник йди великий блокнот (тип формату А4). Маленькі блокнотики викликають теж недобре враження. Але найкращою практикою, що дає хороший результат і демонструє Вашу технологічність, є запис у спеціальні шаблони. У найпростішому випадку це може бути бланк переговорів. Ще краще розробити спеціальну анкету, на випадок першої організаційної зустрічі, в якій Ви будете відзначати, що вдалося вирішити, що немає, а також фіксувати необхідну інформацію, що характеризує діяльність підприємства, межі планованої роботи, цілі і т.д. Розробка такої анкети — окрема задача, а її наявність — елемент технології конкретної компанії. Думаю, що в наступному випуску спробуємо скласти приклад такої анкети. Після зустрічі анкету слід уважно прочитати, відкоригувати і відправити всім учасникам для ознайомлення, з проханням уточнити або доповнити інформацію.

Що очікують учасники від першої зустрічі? Ніхто цього не знає, крім їх самих. Тут бувають найрізноманітніші варіанти, про які гадати не варто: від очікування дива до дрібних робочих питань, які їх хвилюють прямо сьогодні. Що очікують інші учасники з’ясувати необхідно ще на початку зустрічі. Можна поставити пряме запитання. Їх очікування варто записати і спробувати реалізувати в ході зустрічі. Ті очікування, які на цій зустрічі реалізувати неможливо, слід проговорити і запланувати їх рішення. Не варто залишати «підвішеному» питань. Можна домовитися вирішити частину питань за допомогою листування по електронній пошті після зустрічі.

Які питання будуть задавати? На яку б зустріч ми не відправлялися, завжди доводиться думати про те, про що можуть запитати. Питання можуть бути різними, але, можна їх узагальнити. До найбільш актуальні питання варто бути готовими. Найчастіше цікавляться таким:

  • Як відбуватимуться роботи?
  • Наскільки це буде відволікати співробітників від роботи?
  • Як виглядатимуть результати?
  • Скільки часу буде потрібно?
  • Кого слід залучати до робіт?

Відповіді на ці питання залежать від того, наскільки вироблена технологія проведення подібних робіт. Якщо Ви володієте відпрацьованої на багатьох проектах технологією, та ще й формалізованої, то подібні питання взагалі не викликають труднощів.

Якщо Ви кожен раз про них думаєте, значить настав час зупинитися і задуматися над опрацюванням технології, яка закриє подібні питання. Це не легке завдання, якою вона може здатися. Але краще зробити хоча би нарис технології, вдосконалюючи його від проекту до проекту, ніж покладатися кожен раз лише на досвід аналітика.

Чого хоче домогтися від першої зустрічі аналітик? Іншими словами, що ми самі від неї очікуємо. Відповіддю на це питання можна резюмувати тему проведення першої зустрічі. Головним очікуванням аналітика має бути розуміння протилежною стороною того, як будуть виконуватися роботи. Необхідно розповісти про застосовувані технології, показати зразки результату, розповісти про попередній досвід, привести успішні приклади. Можна рекомендувати наступний список важливих питань, відповіді на які бажано знайти в самому початку:

Зрозуміти очікування керівництва і зафіксувати їх

Окреслити межі планованого обстеження підприємства;

Зрозуміти основні принципи функціонування підприємства:

o Види діяльності

o Види продукції, що випускається або реалізованих товарів

o Отримати уявлення про оргструктуре, в тому числі про внутрішні юридичних особах;

Познайомитися з учасниками та обмінятися контактами

Отримати уявлення про рівень автоматизації підприємства та основні завдання в цьому напрямку

Дізнатися думку керівництва про існуючу систему управлінської звітності

Для відповідей на більшість питань рекомендується використовувати спеціальні анкети. Про те, як розробити подібні анкети, ми розповімо в наступних публікаціях.

views:
229
ratings_users:
0
ratings_score:
0
ratings_average:
0

Добавить комментарий

Ваш e-mail не будет опубликован. Обязательные поля помечены *